Polityka prywatności digestu Porównywarki PV

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z zapisem na digest Porównywarki PV jest Mateusz Brzeziński. W sprawach dotyczących prywatności, realizacji praw lub wycofania zgody napisz na[email protected].

2. Jakie dane zbieramy

Jedynym widocznym polem danych osobowych w formularzu jest adres e-mail. EmailOctopus przetwarza także adres IP oraz dane zdarzeń związanych z zapisem, wysyłką, dostarczeniem, odbiciem i wypisaniem w zakresie wynikającym z aktualnej konfiguracji i umowy.

Strona zapisu nie ładuje skryptu EmailOctopus ani Google reCAPTCHA przed wysłaniem formularza. Po wysłaniu przeglądarka łączy się bezpośrednio z EmailOctopus, który otrzymuje standardowe dane techniczne połączenia, m.in. adres IP oraz informacje o przeglądarce i urządzeniu.

Nie prosimy w formularzu o imię, nazwisko, adres pocztowy, numer telefonu ani dane szczególnych kategorii.

3. Cel i podstawa przetwarzania

Przetwarzamy dane, aby:

• przyjąć zgłoszenie i wysłać wiadomość double opt-in;
• potwierdzić, że zapis należy do właściciela adresu;
• wysyłać digest o ważnych aktualizacjach wykazów PTPiREE i bazy Porównywarka PV;
• obsługiwać wypisania, odbicia, skargi oraz bezpieczeństwo wysyłki;
• wykazać, kiedy i w jaki sposób udzielono lub wycofano zgodę.

Podstawą przetwarzania adresu i wysyłki digestu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Używamy poczty elektronicznej do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody zgodnie z art. 398 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej.

Minimalne dane potrzebne do wykazania zgodności, obsługi skarg i obrony przed roszczeniami możemy po wycofaniu zgody przetwarzać na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Interes ten polega wyłącznie na udokumentowaniu prawidłowego działania, niedopuszczeniu do ponownej wysyłki oraz ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń. Dane te nie są używane do marketingu.

4. Double opt-in

Po wysłaniu formularza adres otrzymuje status Pending i nie kwalifikuje się do kampanii. Wysyłamy wiadomość z prośbą o potwierdzenie. Dopiero kliknięcie linku potwierdzającego zmienia status na Subscribed i pozwala wysyłać digest.

Po natywnym wysłaniu formularza przeglądarka wyświetla odpowiedź EmailOctopus. Nie obiecujemy przekierowania na lokalną stronę serwisu, ponieważ taki mechanizm nie został potwierdzony dla natywnego POST bez skryptu dostawcy. Samo przyjęcie zgłoszenia nie oznacza jeszcze aktywnej subskrypcji.

5. Odbiorcy danych i dostawca usługi

Do danych mogą mieć dostęp:

• EmailOctopus, prowadzony przez Three Hearts Digital Ltd., jako podmiot przetwarzający formularz, listę kontaktów, double opt-in, wysyłkę i wypisania;
• podprocesorzy EmailOctopus niezbędni do hostingu i dostarczenia wiadomości, w szczególności AWS oraz dostawcy wysyłki wskazani w aktualnej dokumentacji EmailOctopus;
• osoby i podmioty uprawnione na podstawie prawa, jeżeli wystąpi prawnie wiążące żądanie.

Według aktualnej publicznej polityki EmailOctopus listy kontaktów są przechowywane na serwerach AWS w Irlandii, a przy wysyłce mogą być udostępniane dostawcom wysyłki wskazanym przez EmailOctopus, obecnie SendGrid i SparkPost. Nie sprzedajemy listy ani nie udostępniamy jej innym podmiotom do ich własnego marketingu.

6. Przekazywanie danych poza EOG

EmailOctopus jest usługą brytyjską. Przekazanie danych z EOG do Wielkiej Brytanii może odbywać się na podstawie odnowionej 19 grudnia 2025 r. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Część dostawców wysyłki lub innych podprocesorów może przetwarzać dane poza EOG.

Dla każdego dalszego odbiorcy stosowany jest mechanizm potwierdzony w aktualnej umowie powierzenia i liście podprocesorów. Nie zakładamy z góry, że jest to EU–US DPF, SCC ani inny konkretny instrument. Informację o potwierdzonym zabezpieczeniu i sposobie uzyskania jego kopii można otrzymać, pisząc na[email protected].

7. Jak długo przechowujemy dane

Adres aktywnego subskrybenta przechowujemy do wycofania zgody, wypisania się albo zakończenia digestu — zależnie od tego, co nastąpi wcześniej.

Po wypisaniu adres nie jest używany do wysyłki. Minimalny rekord sprzeciwu lub wypisania oraz dowód zgody przechowujemy tylko tak długo, jak jest to niezbędne do wykazania zgodności, respektowania sprzeciwu oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Potrzebę dalszego przechowywania sprawdzamy nie rzadziej niż raz w roku, licząc pierwszy przegląd od wypisania albo wycofania zgody.

Okresy techniczne po stronie EmailOctopus wynikają z aktualnej umowy i planu konta. DPA z 4 lipca 2022 r. przewiduje dla darmowej subskrypcji 90 dni danych kampanii i 12 miesięcy danych listy od ostatniego logowania, a dla płatnej — przechowywanie do zakończenia subskrypcji. Po zakończeniu umowy dane mają zostać zwrócone albo usunięte, z wyjątkami wymaganymi prawem. Nie obiecujemy krótszego usunięcia, którego panel lub procesor nie potwierdził.

8. Śledzenie otwarć i kliknięć

Decyzją administratora indywidualne śledzenie otwarć i kliknięć ma być wyłączone osobno w każdej kampanii i automatyzacji EmailOctopus. Nie tworzymy profili aktywności odbiorców i nie segmentujemy wysyłki według tego, czy konkretna osoba otworzyła wiadomość lub kliknęła link.

EmailOctopus może nadal przetwarzać zdarzenia techniczne potrzebne do obsługi double opt-in, dostarczenia, odbicia, skargi lub wypisania. Nie wykorzystujemy ich do oceny zainteresowań odbiorcy.

9. Jak wycofać zgodę

Możesz w każdej chwili wycofać zgodę:

• przez link „Wypisz się” dostępny w każdej wiadomości; albo
• pisząc na[email protected].

Wycofanie zgody jest bezpłatne i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Po wycofaniu nie otrzymasz kolejnych kampanii, chyba że ponownie samodzielnie zapiszesz się i potwierdzisz nową zgodę.

10. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO masz prawo:

• uzyskać dostęp do swoich danych i ich kopię;
• sprostować dane;
• żądać usunięcia danych;
• żądać ograniczenia przetwarzania;
• otrzymać dane, które dostarczyłeś, w ustrukturyzowanym formacie i przenieść je do innego administratora, gdy spełnione są warunki prawa do przenoszenia;
• w każdej chwili wycofać zgodę;
• z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 ust. 1 RODO);
• w dowolnym momencie wnieść bezwarunkowy sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 ust. 2–4 RODO); po takim sprzeciwie dane nie będą już przetwarzane w tym celu.

Aby skorzystać z praw, napisz na[email protected]. Możemy poprosić wyłącznie o informacje niezbędne do potwierdzenia, że żądanie dotyczy właściwego adresu.

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne informacje o sposobie wniesienia skargi znajdują się nauodo.gov.pl.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie adresu i wyrażenie zgody są dobrowolne. Są jednak niezbędne do zapisania się i otrzymywania digestu. Brak zgody nie ogranicza dostępu do Porównywarki PV ani jej pozostałych funkcji.

12. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec subskrybentów decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym przez profilowanie, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływało.

13. Formularz i połączenie z EmailOctopus

Formularz jest częścią statycznej strony Porównywarki PV. Przed jego wysłaniem nie uruchamiamy zewnętrznego skryptu EmailOctopus ani Google reCAPTCHA i nie zapisujemy danych formularza we własnym backendzie.

Dopiero wysłanie formularza powoduje bezpośrednie połączenie przeglądarki z publicznym endpointem EmailOctopus. Dostawca otrzymuje wtedy dane wpisane w formularzu oraz standardowe dane techniczne połączenia opisane w pkt 2.

14. Zmiany polityki

Jeżeli zmiana polityki wpływa na cel, zakres lub podstawę przetwarzania, poinformujemy o niej w odpowiedni sposób. Nie rozszerzymy zakresu zgody na nowy cel wyłącznie przez zmianę tego dokumentu; gdy prawo wymaga nowej zgody, poprosimy o nią osobno.